Preservar documentos é preservar informação e informação é o nosso negócio.

O suporte de um documento é representado pelo "material sobre o qual as informações são registradas".

Ao longo da história da humanidade vários foram os instrumentos utilizados para registro e disseminação do conhecimento, além da tradição oral, ainda viva em muitas comunidades (e porque não dizer em nossa vida cotidiana). 

Podemos citar como suportes: pedras, ossos, placas de bronze, tabuletas de argila ou cera, papiros, peças de linho, seda, pergaminhos, fotografias e papel tal qual o conhecemos hoje, além dos suportes tecnológicos, como discos, fitas magnéticas, disquetes, microfilmes, DVDs, CDs, fitas de vídeo.

A escolha e utilização de cada um dos suportes deve estar em sintonia com o interesse maior, o conhecimento humano em si e em última análise, sua preservação. Nem sempre o que é novo é melhor, e seja qual for o suporte escolhido é preciso estar atento à durabilidade do suporte, o que é a garantia da preservação da informação.

O papel, por exemplo, se não forem tomadas medidas rotineiras de higienização, além da ambientação correta, tudo será perdido, em razão da natural deterioração. O mesmo acontece com qualquer outro suporte.

O Seged defende uma política de preservação da informação e preservação dos suportes escolhidos e busca, em suas rotinas diárias, dentro de suas limitações humanas, técnicas e administrativas, implementar medidas de modernização de seus métodos para a eficácia e eficiência da gestão documental.

Saiba um pouco mais sobre cada um dos suportes nos subtítulos abaixo.

Atualmente o papel é o suporte mais comum no Tribunal, mas o advento do processo eletrônico pode alterar essa realidade, mas ainda estamos longe de suprir totalmente o uso do papel.

O Seged ainda mantém a guarda de milhares processos para análise e tratamento, bem como milhares de processos já analisados e tratados sob a perspectiva arquivística (em torno de quatrocentos mil processos).

A Lei nº 5433, de 8 de maio de 1968, confere aos microfilmes, suas certidões, traslados e cópias fotográficas os mesmos efeitos legais dos documentos originais, em juízo ou fora dele, desde que observados os parâmetros técnicos definidos no Decreto nº 1799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta aquela lei.

No Tribunal a Portaria nº 262 de 3 de novembro de 1986 reconhece a microfilmagem como suporte válido e determina a observância do disposto na Lei nº 5433/68 e no decreto que a regulamenta.

O sistema de microfilmagem do Tribunal foi desativado no final da década de 80, mas em razão do valor legal, arquivístico e histórico das informações contidas nos microfilmes, o Seged ainda preserva os equipamentos, microfilmes e fichas memoriais em sala especial, para eventual consulta.

Considerando a importância dos dados contidos nos microfilmes e em razão do seu papel de unidade gestora de informação, o Seged tem como uma de suas metas digitalizar as informações contidas nos microfilmes. Ali estão registrados milhares de processos e documentos produzidos pelo Tribunal ao longo de décadas e será preciso um trabalho minucioso para que não se perca nenhuma informação.

      O SERVIÇO DE GESTÃO DOCUMENTAL ADOTA COMO PRINCÍPIOS:

A PRESERVAÇÃO, A INTEGRIDADE E A FIDEDIGNIDADE DAS INFORMAÇÕES

Tais princípios, no que diz respeito aos arquivos digitais, se fundamentam na Carta para Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital da Unesco.

A informação arquivística, produzida, recebida, utilizada e conservada em sistemas informatizados, vem constituindo um novo tipo de legado: o patrimônio arquivístico digital. Este patrimônio arquivístico digital se encontra em perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade, por isso sua preservação em benefício das gerações atuais e futuras é uma preocupação urgente no mundo inteiro.

A questão da preservação dos arquivos digitais é multidisciplinar e deve fazer parte das preocupações de todos os servidores produtores de informação.O Seged defende a adoção de políticas, procedimentos, sistemas, normas e práticas que levem os produtores de documentos a criar e manter documentos arquivísticos fidedignos, autênticos, preserváveis e acessíveis.Recomendamos a leitura da Carta de Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital.